En los inicios de mi vida profesional en los EEUU tuve la tremenda suerte de trabajar para una empresa que contrató a otra para que nos hablara de algo bastante simple: El uso e importancia de una agenda.

Hoy, varios años después, quiero compartir con ustedes el sentimiento de la importancia de una agenda en nuestras vidas.

Una agenda, es en mi opinión, una de las herramientas que separan a personas exitosas de las no-tan-exitosas, y todo se reduce a algo extremadamente importante: Una agenda nos hace mucho más eficientes que la persona promedio a la hora de manejar nuestro tiempo y nuestras relaciones.

Pero, ¿Qué es una agenda? Pues no es más que una lista de cosas por hacer, organizadas usualmente cronológicamente, con una fecha de finalización, opcionalmente un encargado de llevarla a cargo, un grado de prioridad (que puede ser un valor numérico del 1 al 3, o simplemente las palabras "muy importante", "normal" y "baja prioridad"), y una breve descripción.

Eso es todo. Y debido a esa sencillez una agenda es algo que podemos implementar o como una agenda física dedicada (de esas que venden en librerías), o como un programa en PC o celular, o incluso como un simple papel escrito a mano o archivo de texto en un iPad. Lo importante es que exista, y que le demos uso.

Yo particularmente llevo mi agenda de forma bastante sencilla en mi celular, pero por varios años mi agenda consistía de un simple archivo plano en mi laptop. En otras palabras, no hay excusa para no llevar una agenda.

Pero, ¿Cuál es la diferencia entre uno escribir una agenda y sencillamente recordarse de todo en la memoria de nuestros cerebros?

Pues para empezar, nuestras memorias son de poco fiar, pero más importante aun es que cuando vemos las cosas por escrito obtenemos una vista completa de todo lo que tenemos que hacer y podemos planear mejor nuestros próximos pasos (por ejemplo, haciendo cosas más prioritarias y dejando las menos prioritarias para después).

Otra gran ventaja en mi caso es que me libra de mucho estrés. El ir a dormir en la noche pensando en todo lo que hay que hace al otro día es algo estresante, y parte de ese estrés proviene de uno temer a olvidar lo que tiene que hacer. Pero en el momento que todo está por escrito, ese estrés desaparece pues uno confía que lo que tiene que hacer ya lo tiene escrito.

Sin embargo, para que el uso de agenda resulte efectivo, es importante seguir algunas reglas básicas:

1. Disciplina. En el momento que uno deje de apuntar cosas en la agenda, o de consultar la agenda al inicio del día todos los días, en ese mismo momento inicia el fin de nuestra organización. Una agenda es como ir al gimnasio, desde que dejas de ir un par de días te acostumbras a no volver jamás.

2. Poner prioridades y hacerles caso. Es muy tentador querer hacer las cosas fáciles primero, o las que podamos hacer más rápidamente, pero sin embargo lo que debemos hacer primero son las que son prioritarias. Esto es algo a lo que es difícil acostumbrarse, pero les aseguro que si dejan su instinto a un lado y siguen la racionalidad de lo que esto significa, que serán muchísimo más productivos en sus vidas.

3. Poner fechas realistas. Esto es algo que se gana con la experiencia, pero es importante poner plazos realistas en las taras a hacer, ya que al hacer esto lo más preciso posible, ganamos otra herramienta importantísima de forma gratuita: Ahora podemos predecir cuánto tiempo futuros proyectos nos tomarán, y poder estimar y agendar mejor nuestro tiempo, lo que nos hace más eficaces.

Es importante también que noten que una agenda no es una herramienta solo para "personas en el mundo de los negocios" (ese, lamentablemente es solo un mito), sino que para todo el mundo, desde estudiantes universitarios (para planear mejor sus estudios, tareas, horarios de visitas a profesores, etc), hasta asuntos familiares (planear vacaciones, compras en el supermercado, visitas a familiares remotos, pagos de facturas, visitas médicas recurrentes, eventos escolares, etc), y desde cineastas (para planear el orden de rodaje de películas, manejo de presupuestos, gestiones de permisos, firmas de documentos, etc) hasta programadores de software (para planeamiento de módulos a programar, identificar funcionalidades prioritarias, coordinar reuniones con otros programadores y clientes, etc). Una agenda es una herramienta universal para todo el mundo.

¿Y lo mejor de todo? Empezar es fácil, puedes empezar ahora mismo, y ya que apenas arrancamos con el 2012 no puedo imaginarme una mejor forma de iniciar el año que organizándonos con una agenda para ser más eficientes en lograr las metas que nos propusimos para el nuevo año...

Nota: A través de los años algunos lectores de eliax me han preguntado cómo puedo mantener este blog los 365 días del año, y a la misma vez lidiar con mis empresas, mi familia, y otros hobbies, y el "gran secreto" es este, todo lo que hago lo planifico con mi agenda.

ACTUALIZACIÓN: Varios lectores me han preguntado en los comentarios qué agenda utilizo, y aunque responderé quiero hacer énfasis una vez más en algo importante que mencioné en el artículo: No importa cual agenda utilices, lo importante es que le des uso.

En mi caso en particular utilizo las aplicaciones de Calendario y Recordatorios (Calendar y Reminders) que vienen pre-instalados en las últimas versiones de iOS. Algo que me es muy útil es que con el servicio gratuito iCloud de Apple todas mis agendas se sincronizan automáticamente entre mi iPhone y iPad, por lo que puedo ingresar y consultar por cualquiera de estos dispositivos y ambos siempre están sincronizados.

Una cosa que me gusta de la aplicación de Reminders del iPhone es que puedes poner alertas basadas en tu localización GPS, así que por ejemplo si estoy cerca de algún cliente mio el iPhone me alerta que tengo que hacer alguna tarea con ese cliente.

Pero repito: Hasta con lápiz y papel se puede llevar una agenda de forma bastante efectiva. Empiecen con algo sencillo (como el calendario de sus celulares) y después exploren otras opciones un poco más avanzadas (en las tiendas de aplicaciones de iPhone, iPad, iPod Touch, Android, Kindle, BlackBerry, Web OS y Windows Phone existen literalmente decenas de estas aplicaciones, comerciales y gratuitas. Incluso es posible utilizar herramientas como Google Calendar para hacerlo (aunque en este caso recomiendo sincronizarlo localmente con tu PC o celular para que puedas tener acceso en todo momento a tu agenda, incluso si no tienes Internet).

autor: josé elías